1. Kezdjük a legegyszerûbb területekkel
A költségcsökkentés második fázisában is a legegyszerûbb területekkel kell elõször foglalkozniuk a pénzügyi vezetõknek. A legjobb gyakorlatot alkalmazó cégek a szórakozás és utazás költségtérítésének befagyasztásával kezdik a nadrágszíj meghúzását. Eztán pedig bevezethetnek például egy olyan rendszert, amelyben az alkalmazottak csak a cégvezetõ engedélyével utazhatnak vállalati költségen. Szintén egyszerûen megfogható kiadás a tanácsadás és a marketing, de érdemes némi figyelmet fordítani az oktatási, továbbképzési kiadásokra is. Az utóbbi területeken a költségcsökkentés okozhat némi kényelmetlenséget, az összes kiadást viszont akár 1-2 százalékkal is csökkentheti.
2. Sok múlhat a belsõ auditra fordított összeg mérséklésén
A vállalatok nagy része küzd azzal a problémával, hogy a pénzügyi jelentések belsõ ellenõrzésre fordított költségei gyakorlatilag megfoghatatlanok. Annyit mindenesetre érzékelnek, hogy a kiadások folyamatosan növekednek, de csak nagyon kevesen dolgoztak ki hatékony stratégiát ezek monitorozására. Sokszor még a meglévõ vállalatirányítási rendszerek funkcióit sem használják ki megfelelõen. Pedig nem nagy fáradtság ellenõrizni, tud-e a rendszerünk olyasmit is, amire korábban nem volt szükség, most viszont már súlyos pénzekbe kerül, mire egy külsõ szakember elvégzi a feladatot.
3. Szabványos technológiával az informatikai költés is kevesebb
Amikor a vezetõség az informatikai költségek csökkentésére készül, jól teszi, ha következetes módszertant dolgoz ki a potenciális IT-beruházások kiválasztására és értékelésére. Ilyenkor azt is meg kell tudni határozni, hogyan fogják az új rendszert integrálni a meglévõ infrastruktúrába. Az IT-rendszerek komplexitásának megfelelõ kezelése kritikus pontja az állandó költségek szinten tartásának, a standard alkalmazások hiánya pedig leginkább csak növeli a kiadásokat. Például ha a cég Oracle rendszert használ, az egyik részleg pedig úgy dönt, inkább az SAP-t választja, az jelentõsen megnehezíti a folyamatok mûködését, s ezáltal idõt és pénzt emészt fel. A világelsõ IT-cégek az egyszerûsítésre és szabványosításra törekszenek, és szívesebben használnak standard formátumokat a teljes rendszerben.
A vezetõ nagyvállalatok hatékonyabbak is a projektek kivitelezésében, mint a közepes nagyságúak: 91 százalékuk idõben és a költségkereten belül hajtja végre azokat, míg a kisebb cégek csak 68 százalékban felelnek meg ezeknek a kritériumoknak.
4. Ideje fontolóra venni az outsourcing, offshore és megosztott szolgáltatásokat
A cégek jelentõs sikereket értek el a költségcsökkentésben az elmúlt években azáltal, hogy a nem alaptevékenységnek számító funkciókat kiadták bérmunkába más szolgáltatóknak. Ez különösen az informatikai jellegû tevékenységek esetében igaz, amelyeknél akár 60 százalékos megtakarítást is el lehet érni ezáltal. Nem véletlen, hogy a megoldás egyre népszerûbb. Sokan úgy vélik, a háromfajta kihelyezés kombinációja révén lehet a legnagyobb megtakarítást elérni. Például az offshore funkciók kihelyezése nagyobb költségcsökkenéssel jár, mintha a cég maga próbálná felállítani saját offshore vállalatát, hiszen az outsourcingot végzõ cég nagyobb és speciálisabb tapasztalattal rendelkezik az adott régióban.
5. Az ellátási láncra esõ költségek csökkentése a raktározás fejlesztésével és a kereskedõk konszolidációjával érhetõ el
A folyamatfejlesztés során az elsõ és legegyszerûbb terület az ellátási lánc, amelyben a kereskedõ partnerek számának csökkentése az egyik jó megoldás az olcsóbb mûködésre, a másik pedig a raktárkészlet megfelelõ kezelése. Meg kell egyezni a gyártóval, hogy tartsa meg a raktárkészlet nagyobbik részét, így elkerülhetõ, hogy az úgynevezett C-kategóriás termékek -amelyek tipikuson hosszú idõ alatt kelnek csak el - ne maradjanak a cég nyakán.
A speciális szoftveres megoldások is segíthetnek abban, hogy jobb rálátása legyen a cégnek a raktárt érintõ folyamatokra. Ezek például elõnyösek lehetnek a termék helyének meghatározásánál: segítségükkel megbizonyosodhatunk arról, hogy az a megfelelõ helyen van a megfelelõ idõben. Ebben nagy segítségre lehet a rádiófrekvenciás azonosítás bevezetése is.
Az említett öt tippen kívül természetesen a klasszikus stratégia, a munkaerõ leépítése is hatékony lehet, de nem minden esetben, és nem mindegy az sem, milyen módszerrel hajtjuk végre ezt. A leépítés lehet fokozatos, de olykor elég, ha leállítják a munkaerõ-felvételt, nyugdíjazzák a korhatárt elérteket vagy csökkentik a munkaidõt.
Kutatások bizonyítják: azok a cégek, amelyek kizárólag a leépítés eszközével próbálják költségeiket csökkenteni, viszont ugyanazokkal az elavult rendszerekkel dolgoznak, mint korábban, nem fogják tudni átszervezéssel pótolni a kiesett munkaerõt. A pénzügyi vezetésnek ezért figyelembe kell vennie, hogy bármilyen hatékony megoldás csak a teljes vállalatra, nem pedig az egyes területekre nézve képzelhetõ el.
Forrás: Trade Assist
