A jelenlegi gazdasági válság közepette számos vállalat kényszerül kiadáscsökkentésre. A kérdés az, hogyan lehet a költségeket úgy csökkenteni, hogy közben a vállalatban lévő értékeket mind kevésbé romboljuk és meg tudjuk őrizni a válság utáni fellendülés időszakára? - A Lean módszerek segítenek. A jelenlegi gazdasági válság közepette számos vállalat találja szembe magát a bevételek és a piaci árak jelentős csökkenésével az elmúlt időszakban. A nyereségesség és likviditásának megőrzése érdekében a költségeket (kiadásokat) hozzá kell igazítani a lecsökkent árbevétel szinthez (meg kell találni az új egyensúlyi pontot).
A kérdés, hogy hogyan tudjuk a költségeinket úgy csökkenteni, hogy közben a vállalatban lévő értékeket (emberek, tudás, folyamatok, szervezet) mind kevésbé romboljuk és meg tudjuk őrizni a válság utáni fellendülés időszakára.
Hol vannak a veszteségek?
Veszteségcsökkentés az adminisztratív és irodai területeken. Az autóipari vállalatoknál igen elterjedt Lean módszerek nem csak a gyártásban, hanem megfelelő testre szabással az irodai és szolgáltató területeken is alkalmazhatók és hasonlóan jelentős eredményeket (megtakarítások, minőségjavulás, átfutási idő csökkenés...) hozhatnak.
A Lean menedzsment lényege, hogy az érték-előállítási folyamat átfutási idejét csökkentjük a hozzáadott értéket nem termelő veszteségek szisztematikus feltárásával és csökkentésével.
Az üzleti működés és annak fejlesztése középpontjába a "Hozzáadott értéket" állítjuk. Mi az, ami értéket teremt, mi az amiért hajlandóak fizetni az ügyfeleink? Minden egyéb tevékenység veszteség.
A Lean bevezetés során a célunk az erőforrások igényeknek megfelelő rugalmas és hatékony felhasználása. Ezért a Lean Office bevezetése során mindig a vevői igényből indulunk ki, és azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erőforrások, információk az igényeknek megfelelően időben, megfelelő minőségben (állapotban) állnak-e rendelkezésre. Minden az ideálistól eltérő igénybe vétele az erőforrásoknak veszteség.
Tehát veszteség,
-
ha több időt fordítunk egy folyamatra, mint ami annak az elvégzéséhez szükséges,
-
ha olyan (alacsonyabb hozzáadott értékű) munkát végzünk, amit egy alacsonyabb költségű erőforrás (kollégánk, számítógép, beszállító...) elvégezhetne,
-
ha a szükségesnél több erőforrást fordítunk a feladat elvégzésére
-
ha nem tudunk egy vevői igényt időben kielégíteni,
-
ha nem megfelelően elégítjük ki a vevői igényt és meg kell ismételni egy tevékenységet...
Tapasztalatunk szerint jelentős veszteségek vannak az adminisztratív folyamatokban a következő területeken:
Tevékenységek:
-
Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenőrzés)
-
Túl sok időt igénylő tevékenységek (elhúzódó megbeszélések)
-
Várakozás (más területekre, információkra)
-
Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek
-
Megismételt feladatok, megbeszélések
-
Hibák, hibakeresés, javítás
-
Befejezetlen feladatok, fejlesztések
-
Eredménytelen nem célirányos tevékenységek (marketing akciók..)
Folyamatok:
-
Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok
-
Feleslegesen bonyolult folyamatok
-
A szétszabdalt (sok szereplős) folyamatok
-
Tisztázatlan feladatok, felelősségek, munkaköri leírások
-
Felesleges jóváhagyási körök
-
Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás
-
Kiegyensúlyozatlan folyamatok
-
Állásidők, szakadások a folyamatokban
-
Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenőrzés)
-
Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök)
Információk:
-
Az információhiány, téves információk következtében hozott rossz döntések
-
Elveszett információk, vevői igények
-
Elavult, hibás információk, dokumentumok
-
A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges emailek, adatok)
-
Duplikált információk
-
A nem időben továbbított információk
-
A nem egyértelmű, félrevezető információk
-
A felesleges dokumentumok
Erőforrások, kapacitások:
-
Rosszul kihasznált emberi erőforrások, képességek
-
Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver)
-
A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele
-
Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása
-
Logikátlan irodai elrendezés
-
Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedő, IT rendszerek
-
Elégtelen kapacitások okozta várakozás, időveszteség
Lean Office kialakítása
A Lean Office kialakítása során célunk az igényekhez igazodó, hatékony erőforrás felhasználás megteremtése. A célunk nem egyszerűen a költségek csökkentése, hanem az erőforrások hatékony, maximális hozzáadott értékteremtő felhasználása. A kérdés az, hogy az erőforrásaink rendelkezésre állása és felhasználása (térben, időben, minőségben), mennyire van összhangban az őket igénybe vevő piaci és belső igények változásával.
A Lean Office megteremtésénél elsősorban arra törekszünk, hogy az adminisztratív folyamatok működésénél az információk és az erőforrások (emberek, szoftverek, hardverek)
-
a megfelelő időben
-
megfelelő mennyiségben
-
megfelelő minőségben, állapotban
-
a megfelelő helyen rendelkezésre álljanak.
Minden olyan megoldás, amely növeli az erőforrások rugalmas, vevői igényekhez illeszkedő kihasználását
-
több funkciós munkatársak (egyablakos kiszolgálás, átcsoportosítás),
-
rugalmas időbeosztás,
-
területek összevonása (fizikailag),
-
folyamatelvű szervezet
-
online adatbázisok, tudásbázisok
-
dolgozók felhatalmazása elősegíti a veszteségek csökkentését.
KAIZEN, veszteségcsökkentés
A Lean menedzsment bevezetés eszköze a Kaizen, a folyamatos tökéletesítés, amely segítségével a működésben lévő veszteségeket szisztematikusan feltárjuk és csökkentjük, úgy hogy a sztenderdek, folyamatok fejlesztésén keresztül mindig magasabb színvonalra emeljük az adott terület működését.
A Kaizen 3 lépése a
1. Kiküszöbölés
2. Csökkentés
3. Változtatás
Ha fejlesztjük az adminisztratív folyamatokat,
-
Először azokat a veszteségeket keressük (MUDA II), amelyek, hozzáadott értéket nem termelnek és nem is szükségesek, ezeket igyekszünk teljesen kiküszöbölni (felesleges telefonok, keresgélés, hibák..).
-
Következő lépésben azokat a tevékenységeket keressük, amelyek hozzáadott értéket nem termelnek, de szükségesek (MUDA I), az ezekre fordított időt és erőforrásokat igyekszünk minimálisra csökkenteni (jóváhagyások, jelentések, egyeztetések, ellenőrzés..)
-
A harmadik lépésben pedig a maradék tevékenységet, erőforrást igyekszünk úgy megváltoztatni, fejleszteni, átcsoportosítani, hogy a munkának minél nagyobb része hozzáadott érték teremtő tevékenység legyen.
A Lean megközelítésben, nem a fűnyíró elv szerinti költségcsökkentést alkalmazzuk, hanem a megvizsgáljuk a folyamatainkat (ezek hozzáadott érték tartalmát és a bennük rejlő veszteségeket), és a vevői igényekhez illeszkedően megalapozott döntéseket tudunk hozni az igénybe vett erőforrások (költségek) csökkentése terén. (Pl.: nem feltétlenül a próbaidős vagy a magasabb bérű dolgozókat építjük le, mert lehet hogy ők lényegesen nagyobb mértékben tudnak a cég eredményeihez hozzájárulni).
Dr. Németh Balázs
Ügyvezető igazgató
Kvalikon Kft.
További információk: www.kvalikon.hu
