Lean Office - Veszteségcsökkentés adminisztratív területeken

A jelenlegi gazdasági válság közepette számos vállalat kényszerül kiadáscsökkentésre. A kérdés az, hogyan lehet a költségeket úgy csökkenteni, hogy közben a vállalatban lévő értékeket mind kevésbé romboljuk és meg tudjuk őrizni a válság utáni fellendülés időszakára? - A Lean módszerek segítenek. A jelenlegi gazdasági válság közepette számos vállalat találja szembe magát a bevételek és a piaci árak jelentős csökkenésével az elmúlt időszakban. A nyereségesség és likviditásának megőrzése érdekében a költségeket (kiadásokat) hozzá kell igazítani a lecsökkent árbevétel szinthez (meg kell találni az új egyensúlyi pontot).

A kérdés, hogy hogyan tudjuk a költségeinket úgy csökkenteni, hogy közben a vállalatban lévő értékeket (emberek, tudás, folyamatok, szervezet) mind kevésbé romboljuk és meg tudjuk őrizni a válság utáni fellendülés időszakára.

Hol vannak a veszteségek?

Veszteségcsökkentés az adminisztratív és irodai területeken. Az autóipari vállalatoknál igen elterjedt Lean módszerek nem csak a gyártásban, hanem megfelelő testre szabással az irodai és szolgáltató területeken is alkalmazhatók és hasonlóan jelentős eredményeket (megtakarítások, minőségjavulás, átfutási idő csökkenés...) hozhatnak.

A Lean menedzsment lényege, hogy az érték-előállítási folyamat átfutási idejét csökkentjük a hozzáadott értéket nem termelő veszteségek szisztematikus feltárásával és csökkentésével.
Az üzleti működés és annak fejlesztése középpontjába a "Hozzáadott értéket" állítjuk. Mi az, ami értéket teremt, mi az amiért hajlandóak fizetni az ügyfeleink? Minden egyéb tevékenység veszteség.

A Lean bevezetés során a célunk az erőforrások igényeknek megfelelő rugalmas és hatékony felhasználása. Ezért a Lean Office bevezetése során mindig a vevői igényből indulunk ki, és azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erőforrások, információk az igényeknek megfelelően időben, megfelelő minőségben (állapotban) állnak-e rendelkezésre. Minden az ideálistól eltérő igénybe vétele az erőforrásoknak veszteség.

Tehát veszteség,

• ha több időt fordítunk egy folyamatra, mint ami annak az elvégzéséhez szükséges,
• ha olyan (alacsonyabb hozzáadott értékű) munkát végzünk, amit egy alacsonyabb költségű erőforrás (kollégánk, számítógép, beszállító...) elvégezhetne,
• ha a szükségesnél több erőforrást fordítunk a feladat elvégzésére
• ha nem tudunk egy vevői igényt időben kielégíteni,
• ha nem megfelelően elégítjük ki a vevői igényt és meg kell ismételni egy tevékenységet...

Tapasztalatunk szerint jelentős veszteségek vannak az adminisztratív folyamatokban a következő területeken:

Tevékenységek:

• Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenőrzés)
• Túl sok időt igénylő tevékenységek (elhúzódó megbeszélések)
• Várakozás (más területekre, információkra)
• Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek
• Megismételt feladatok, megbeszélések
• Hibák, hibakeresés, javítás
• Befejezetlen feladatok, fejlesztések
• Eredménytelen nem célirányos tevékenységek (marketing akciók..)

Folyamatok:

• Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok
• Feleslegesen bonyolult folyamatok
• A szétszabdalt (sok szereplős) folyamatok
• Tisztázatlan feladatok, felelősségek, munkaköri leírások
• Felesleges jóváhagyási körök
• Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás
• Kiegyensúlyozatlan folyamatok
• Állásidők, szakadások a folyamatokban
• Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenőrzés)
• Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök)

Információk:

• Az információhiány, téves információk következtében hozott rossz döntések
• Elveszett információk, vevői igények
• Elavult, hibás információk, dokumentumok
• A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges emailek, adatok)
• Duplikált információk
• A nem időben továbbított információk
• A nem egyértelmű, félrevezető információk
• A felesleges dokumentumok

Erőforrások, kapacitások:

• Rosszul kihasznált emberi erőforrások, képességek
• Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver)
• A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele
• Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása
• Logikátlan irodai elrendezés
• Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedő, IT rendszerek
• Elégtelen kapacitások okozta várakozás, időveszteség

Lean Office kialakítása

A Lean Office kialakítása során célunk az igényekhez igazodó, hatékony erőforrás felhasználás megteremtése. A célunk nem egyszerűen a költségek csökkentése, hanem az erőforrások hatékony, maximális hozzáadott értékteremtő felhasználása. A kérdés az, hogy az erőforrásaink rendelkezésre állása és felhasználása (térben, időben, minőségben), mennyire van összhangban az őket igénybe vevő piaci és belső igények változásával.

A Lean Office megteremtésénél elsősorban arra törekszünk, hogy az adminisztratív folyamatok működésénél az információk és az erőforrások (emberek, szoftverek, hardverek)

• a megfelelő időben
• megfelelő mennyiségben
• megfelelő minőségben, állapotban
• a megfelelő helyen rendelkezésre álljanak.

Minden olyan megoldás, amely növeli az erőforrások rugalmas, vevői igényekhez illeszkedő kihasználását

• több funkciós munkatársak (egyablakos kiszolgálás, átcsoportosítás),
• rugalmas időbeosztás,
• területek összevonása (fizikailag),
• folyamatelvű szervezet
• online adatbázisok, tudásbázisok
• dolgozók felhatalmazása elősegíti a veszteségek csökkentését.

KAIZEN, veszteségcsökkentés

A Lean menedzsment bevezetés eszköze a Kaizen, a folyamatos tökéletesítés, amely segítségével a működésben lévő veszteségeket szisztematikusan feltárjuk és csökkentjük, úgy hogy a sztenderdek, folyamatok fejlesztésén keresztül mindig magasabb színvonalra emeljük az adott terület működését.

A Kaizen 3 lépése a

1. Kiküszöbölés
2. Csökkentés
3. Változtatás

Ha fejlesztjük az adminisztratív folyamatokat,

• Először azokat a veszteségeket keressük (MUDA II), amelyek, hozzáadott értéket nem termelnek és nem is szükségesek, ezeket igyekszünk teljesen kiküszöbölni (felesleges telefonok, keresgélés, hibák..).
• Következő lépésben azokat a tevékenységeket keressük, amelyek hozzáadott értéket nem termelnek, de szükségesek (MUDA I), az ezekre fordított időt és erőforrásokat igyekszünk minimálisra csökkenteni (jóváhagyások, jelentések, egyeztetések, ellenőrzés..)
• A harmadik lépésben pedig a maradék tevékenységet, erőforrást igyekszünk úgy megváltoztatni, fejleszteni, átcsoportosítani, hogy a munkának minél nagyobb része hozzáadott érték teremtő tevékenység legyen.

A Lean megközelítésben, nem a fűnyíró elv szerinti költségcsökkentést alkalmazzuk, hanem a megvizsgáljuk a folyamatainkat (ezek hozzáadott érték tartalmát és a bennük rejlő veszteségeket), és a vevői igényekhez illeszkedően megalapozott döntéseket tudunk hozni az igénybe vett erőforrások (költségek) csökkentése terén. (Pl.: nem feltétlenül a próbaidős vagy a magasabb bérű dolgozókat építjük le, mert lehet hogy ők lényegesen nagyobb mértékben tudnak a cég eredményeihez hozzájárulni).

N.B.