Az adminisztratív folyamatok egyik jellemzõje, hogy résztvevõi – vállalatnagyságtól függõen – általában egymástól távol, elkülönülten dolgoznak, amelybõl problémák adódhatnak. De az adminisztratív folyamat nem egy klasszikus gyártósor, az információk feldolgozásában nincs elõírva, hogy adott távolságban, egy sorban kellene elhelyezkedniük a résztvevõknek.
Napjaink technológiájával bõven elképzelhetõ és megoldható, hogy egy adminisztratív folyamatot elkezdenek például Magyarországon, és Finnországban fejezik be. Cikkünkben arra az esetre keressük a megoldást, amikor az egy folyamatban dolgozó munkatársak valamilyen fizikai ok miatt nem ültethetõk egymás közelébe, vagy egyéb szempontok elõnyt élveznek (például otthoni munkavégzés).
Virtuális gyártósor
Az adminisztratív folyamatok „gyártósora” ma már egyre gyakrabban egy (vagy több) informatikai rendszert jelent. Ha egy rendszert használunk több folyamat „gyártósorba” kapcsolására, nevezhetjük ezt integrált vállalatirányítási rendszernek. Léteznek azonban olyan esetek is, amikor több, speciális feladatra kialakított rendszert kötünk össze valamilyen technológiával. Mindkettõnek vannak elõnyei és hátrányai.
Mivel az adminisztrációs folyamat termékét, az információt nem úgy dolgozzuk fel, mint ahogy egy gyártósoron elõállítjuk a terméket, valamilyen módon jeleznünk kell, hogy egy bizonyos tevékenység megtörtént. Ha A személy elvégezte a tevékenységet, azaz a rendszerben rögzítette azt az adatot, amely a virtuális soron az õ feladata volt, az információ (a termék) mehet tovább. De vajon ezt B személy honnan fogja megtudni? Erre a feladatra – a hagyományos kommunikáció mellett vagy annak támogatására – alkalmazhatunk egy úgynevezett workflow rendszert, amely valamilyen módon (például e-mail segítségével) üzenetet küld B-nek, hogy õ következik. Tulajdonképpen a workflow az irodai szállítószalag.
Ami a nehézséget okozza, az a workflow esetében sem a technológia, hanem maga az ember. Az e-mail mint a workflow-üzenetek eszköze jó és kézenfekvõ dolognak tûnik, hiszen az irodai munkatársaknál általában nyitva van valamilyen levelezõrendszer. Éppen ez azonban a hátránya is, hiszen egy nagyobb vállalatnál nagyon sok e-mail érkezhet, amelyek között „elveszhet” a workflow-üzenet. A bejövõ levelek kezelésére létrehozott üzenetszabályok és könyvtárak (5S!) segíthetnek ebben, és elkülöníthetik a fontos üzeneteket. Így rend lesz a levelek között, de ettõl még nem biztosított, hogy a workflow-üzeneteinket el is olvassuk. Ez az a pont, ahol a technológia már csak korlátozottan segíthet.
Akár így is lehet, de nem feltétel a fizikai közelség
Valós veszteségek virtuális soron
Mivel az irodai folyamat is egy gyártósor, hasonlóak a problémái és a megoldásai is. A workflow-üzenetekbõl kiváló készleteket lehet építeni, amelyek azonban rendelkeznek egy fontos tulajdonsággal: virtuálisak. Azaz nem botlik beléjük az ember, ha az irodákban sétálgat. Az IT fejlõdésével már a különbözõ szerverközpontok sem túl látványosak, mivel egyre kisebb lesz a hardware, miközben egyre több adatot képes tárolni. Ráadásul ezek a központok sem mindig a folyamat közelében vannak, ahogy azt már a bevezetõben említettük. Így ha a folyamatot valódi értékárammá szeretnénk átszervezni, „be kell lépnünk a mátrixba”, és meg kell vizsgálnunk, hol, mekkora virtuális készlettel rendelkezünk, és természetesen fel kell tennünk a kérdést, hogy miért?
Mivel ez is egy készlet, ennek is van minimális mértéke, amelynek meghatározása és elérése a feladat. A virtuális készlet is problémákat jelez, veszélyezteti az áramlást (flow), lassítja a folyamatot, és pénzbe kerül. Az adminisztratív folyamatok esetében is hasonlóan kell eljárni, mint egy gyártósornál: valószínûleg találkozunk kiegyenlítetlen munkavégzéssel; standardok hiányával; képzési hiányosságokkal; az egyes „sorok” (érintett szervezetek) eltérõ munkarendjével, kapacitásával, céljaival; a gyártósor (informatikai rendszer), a szállítószalag (workflow rendszer) és a munkahely (PC) technikai problémáival; karbantartási gondokkal; átszerelésekkel (upgrade) stb. E problémák kezelésére kiválóan használhatók a lean eszközei, igaz némileg átalakított formában.
Kõvári Róbert
