A vállalati erőforrás tervező szoftver vagy ERP - nem váltja be az elvárásokat. Felejtse el a tervezést - nem tervez - felejtse el az erőforrást, elvetendő kifejezés. De ne felejtkezzünk el a vállalat részről. Ez az ERP igazi törekvése. Megkísérli az összes vállalti funkciót és szervezeti egységet egyetlen informatikai rendszerbe integrálni, hogy kielégítse a különböző osztályok sajátos igényeit. Ez nagy feladat, egy olyan szoftver programot készíteni, amely kiszolgálja pénzügyi, emberi erőforrás és raktári munkatársak igényeit. Minden részlegnek megvan rendszere és mindegyik a szervezeti egység sajátos működése alapján optimalizált.
De ennek ellenére az ERP összefogja ezeket egyetlen integrált szoftver programba, amely egyetlen adatbázison fut, így tehát a különböző részlegek könnyebben oszthatják meg egymással az információt, és könnyebben kommunikálhatnak egymással. Az integrált megközelítésnek óriási haszna lehet, ha a vállalatok korrektül installálják a szoftvert. Vegyük például a vevői rendelést. Amikor vevői rendelés érkezik - tipikus esetben - a papír-alapú utazást kezd kosárról kosárra a vállalaton belül, gyakran rögzítik és újrarögzítik a vállalat különböző informatikai rendszereibe az út során. Az őgyelgés közben várakoznak, és néha elvesznek ezek a rendelések, a többszöri rögzítés pedig elütésekhez vezethet. Eközben a vállalatnál senki sem ismeri a rendelés igazi állapotát, mivel a pénzügyi részleg nem fér hozzá a raktár rendszeréhez, hogy ellenőrizhesse vajon kiszállították-e már a tételt. "Fel kell hívnia a raktárt"- hallják a vevők a már ismerős refrént. Hogyan növeli az ERP a vállalat üzleti teljesítményt? Az ERP automatizálja az üzleti folyamatok által generált feladatokat - úgymint a rendelés feldolgozást, amelynél az értékesítési képviselő felveszi a rendelést, szállítja és számlázza azt a vevőnek. Az ERP-nél, amikor az ügyintéző felveszi a rendelést, rendelkezésére áll a vevő hitelképességével és rendelés történetével kapcsolatos összes információ, a vállalat készlet szintje, a szállítói-kapacitással kapcsolatos információ. Mindenki más a vállalatnál ugyanazt a képernyő tartalmat látja, ugyanahhoz az adatbázishoz van hozzáférése, amely az új vevői rendelést tartalmazza. Amikor egy részleg végez a rendeléssel, az automatikusan a következő részleghez kerül. A rendelés így könnyedén nyomon követhető a rendszerben. Ebben az esetben a vevők gyorsabban kapják meg a megrendelt terméket és kevesebb a hibaforrás, mint azelőtt. Ugyanez a csoda történik a többi fo üzleti folyamatnál, az alkalmazottak juttatásaival és a pénzügyi jelentésekkel is.
Ilyen az ERP álom??? A valóság ennél kellemetlenebb...
Térjünk vissza papírtologatáshoz egy pillanatra, ez a módszer talán nem hatékony, de egyszerű.
A pénzügy végzi a dolgát, a raktár is dolgozik és amikor valami a részleg falain kívül rosszul működik, az valaki más problémája. Semmi egyéb. Az ERP-vel az ügyintéző többé nem csak egy adatrögzítő, aki begépeli valakinek a nevét a számítógépbe és leüti az Enter-t. Az ERP képernyő üzletemberré teszi őt. Látja a vevő hitel besorolását a pénzügyről, és a gyártási készlet szintjét a raktárban. Fog-e a vevő fizetni? Időben tudunk-e szállítani? Ezek a döntések, amelyeket az ügyintéző korábban nem tudott meghozni. Ám nem csak az értékesítési ügyintézőnek kell felébrednie. Azoknak a raktári alkalmazottaknak, akik korábban fejben tartották, vagy egy darab papíron vezették a készlet adatokat, most rögzíteniük kell azt közvetlenül a számítógépbe. Ha ezt elmulasztják megtenni - akkor a vevőszolgálat alacsony készletszintet lát a rendszerben, és azt fogja mondani a vevőnek, hogy az igényelt tétel nincs készleten.
Mennyi ideig tart egy ERP projekt?
Az ERP-t installáló cégeknek nem lesz könnyű dolguk. Ne dőljenek be, amikor az ERP szállítók három vagy hat hónapos átlagos bevezetési időt mondanak. Ezek a rövid (igen, a hat hónap rövid idő) implementációs idők különböző okokra vezethetők vissza: a vállalat kicsi volt, az implementáció a cég egy kis részére korlátozódott vagy a vállalat csak a pénzügyi részt használta az ERP rendszerből (ebben az esetben az ERP rendszer nem több egy igen drága könyvelő rendszernél).
Ahhoz hogy az ERP rendszer jól működjön, az üzleti módszereket és az alkalmazottak munkamódszereit is meg kell változtatni. Ezek a változások nem fájdalommentesek. Kivétel csak az, amikor az Önök üzletvitele tökéletes: minden rendelést időben teljesítenek, a termelékenység jobb, mint az elvárható, a vevők teljesen elégedettek ( a vállalaton belül minden szervezeti egység egységesen a célok eléréséért küzd ) - ebben az esetben nem kell tartaniuk az ERP-től. Fontos, hogy ne koncentráljanak arra, hogy meddig tart a bevezetés - az átfogó ERP erőfeszítések általában, átlagosan egy és három év között tartanak. Inkább értsék meg, hogy miért kell ez Önöknek, és hogyan fogja ez tökéletesíteni az üzletmenetet.
Mit fog az ERP megjavítani a vállalatnál?
A két fő ok, amiért a vállalatok belekezdenek az ERP-be:
- A pénzügyi információk integrálása. - amikor az ügyvezető megpróbálja áttekinteni a vállalat teljes teljesítményét, akkor az igazság különböző verziójával találja szembe magát. A pénzügynek saját bevételi adatsora van, az értékesítés egy másik verziót hoz, és az összes részlegnek megvan a saját verziója, arról hogy ok mennyivel járultak hozzá a bevételekhez. Az ERP az igazság egyetlen lehetséges verzióját állítja elő, ami megkérdőjelezhetetlen - mert mindenki ugyanazt a rendszert használja.
- A gyártási folyamatok egységesítése. - a gyártó cégek - különösen azok, amelyeknek az egyesülési és vállalat-felvásárlási kedve nagy - gyakran vélik úgy, hogy a vállaltnál eltérő módszerekkel és informatikai rendszerekkel irányítják a termelést. Ezen folyamatok egységesítése egyetlen, integrált rendszerbe időmegtakarítást és termelékenység növekedést okoz és csökkenti a fejfájást.
A problémamegoldó verseny hevében a vállalatok gyakran figyelmen kívül hagyják, hogy az ERP csomag nem egyéb, mint az általános üzleti folyamatok általános leképezése. Bár a legtöbb csomag átfogó megoldást kínál, minden iparágnak megvan a maga egyedi sajátossága. A legtöbb ERP rendszert a diszkrét gyártást folytató cégeknek tervezték (amelyek megszámolható fizikai dolgokat gyártanak), viszont azokat a cégeket, amelyek az olajiparral, vegyiparral vagy a közművekkel foglalkoznak - magukra hagyták. Ezeknél az iparágaknál az ERP szállítóknak az alapprogramokat át kell dolgozni az eltérő elvárásoknak megfelelően.
Az ERP illeszkedik-e üzleti folyamatainkhoz?
A vállalatok számára kritikus tényezo, hogy az implementáció megkezdése előtt kitalálják vajon üzleti folyamataik beleillenek-e standard ERP csomagban. A legtipikusabb ok, amiért a vállalatok elvetik egy ERP csomag bevezetését, az hogy úgy ítélik meg, a szoftver nem támogatja fontos üzleti folyamataikat. Ekkor két dolgot tehetnek: elfogadva a szoftvert megváltoztatják az üzleti folyamatokat, amely mély változásokat hoz (pl. versenyelőnyöket) vagy megváltozatják a fontos emberek szerep- és felelősségi körét (ehhez általában nem fűlik a foguk) vagy hozzáilleszthetik a szoftvert a folyamatokhoz - ami lelassítja a projektet, veszélyes programhibákat okozhat és megnehezíti az upgrade-et a következő verziónál, mivel az új verziót is át kell alakítani az igényeknek megfelelően.
Szükségtelen mondani, hogy az ERP projekthez lélegzetelállító scope és csinos árcédula tartozik - ez elég, hogy legrutinosabb ügyvezetők is rángatódzásba kezdjenek. A szoftverköltségeken kívül a pénzügyi vezetők előkészíthetik a csekkeket a tanácsadásra, a folyamatok átdolgozására, az integrációs tesztre és egyéb költségek hosszú sorára mielott a ERP rendszer első előnyei megmutatkoznának. A felhasználók oktatási költségeinek alábecsülése kellemetlen meglepetéseket okozhat. Ugyancsak érdemes figyelembe venni az adattárház integrációs szükségleteket és régi jelentések előállításának extra költségeit is. Néhány elővigyázatlan tévedés a költségvetésben, a tervezésben és a költségek elszaladnak.
Mennyibe kerül az ERP valójában?
A Meta Group mostanában közölt jelentést az ERP rendszerek TCO-járól (a tulajdonlás teljes költsége), amely a hardvert, a szoftvert, a szakértői szolgáltatásokat és a belső alkalmazottak költségeit is tartalmazza. A teljes költségek a szoftver installálásánál kezdődnek és utána még két évig tartanak (karbantartás, upgrade és rendszeroptimalizálás). A felmért 63 vállaltnál - kis, közép és nagyvállatok, a teljes iparági spektrumban - az átlagos költség 15 millió USD volt (a legmagasabb 300 millió a legkisebb 400 ezer USD). A felmérés azt is kimutatta, hogy az ERP költsége nem függ attól, hogy milyen típusú vállalat vezette be. Az "egy user-re" eső átlagos költség 53.320 USD volt.
Mikor jön vissza a befektetés - és mennyi lesz?
Ne várjanak forradalmi változásokat az ERP-től. A 63 vállalatnál végzett felmérés szerint 8 hónap után jelentkeztek a haszon első jelei. Az átlagos hozam évi 1.6 millió USD volt.
Térjünk vissza papírtologatáshoz egy pillanatra, ez a módszer talán nem hatékony, de egyszerű.
A pénzügy végzi a dolgát, a raktár is dolgozik és amikor valami a részleg falain kívül rosszul működik, az valaki más problémája. Semmi egyéb. Az ERP-vel az ügyintéző többé nem csak egy adatrögzítő, aki begépeli valakinek a nevét a számítógépbe és leüti az Enter-t. Az ERP képernyő üzletemberré teszi őt. Látja a vevő hitel besorolását a pénzügyről, és a gyártási készlet szintjét a raktárban. Fog-e a vevő fizetni? Időben tudunk-e szállítani? Ezek a döntések, amelyeket az ügyintéző korábban nem tudott meghozni. Ám nem csak az értékesítési ügyintézőnek kell felébrednie. Azoknak a raktári alkalmazottaknak, akik korábban fejben tartották, vagy egy darab papíron vezették a készlet adatokat, most rögzíteniük kell azt közvetlenül a számítógépbe. Ha ezt elmulasztják megtenni - akkor a vevőszolgálat alacsony készletszintet lát a rendszerben, és azt fogja mondani a vevőnek, hogy az igényelt tétel nincs készleten.
Mennyi ideig tart egy ERP projekt?
Az ERP-t installáló cégeknek nem lesz könnyű dolguk. Ne dőljenek be, amikor az ERP szállítók három vagy hat hónapos átlagos bevezetési időt mondanak. Ezek a rövid (igen, a hat hónap rövid idő) implementációs idők különböző okokra vezethetők vissza: a vállalat kicsi volt, az implementáció a cég egy kis részére korlátozódott vagy a vállalat csak a pénzügyi részt használta az ERP rendszerből (ebben az esetben az ERP rendszer nem több egy igen drága könyvelő rendszernél).
Ahhoz hogy az ERP rendszer jól működjön, az üzleti módszereket és az alkalmazottak munkamódszereit is meg kell változtatni. Ezek a változások nem fájdalommentesek. Kivétel csak az, amikor az Önök üzletvitele tökéletes: minden rendelést időben teljesítenek, a termelékenység jobb, mint az elvárható, a vevők teljesen elégedettek ( a vállalaton belül minden szervezeti egység egységesen a célok eléréséért küzd ) - ebben az esetben nem kell tartaniuk az ERP-től. Fontos, hogy ne koncentráljanak arra, hogy meddig tart a bevezetés - az átfogó ERP erőfeszítések általában, átlagosan egy és három év között tartanak. Inkább értsék meg, hogy miért kell ez Önöknek, és hogyan fogja ez tökéletesíteni az üzletmenetet.
Mit fog az ERP megjavítani a vállalatnál?
A két fő ok, amiért a vállalatok belekezdenek az ERP-be:
- A pénzügyi információk integrálása. - amikor az ügyvezető megpróbálja áttekinteni a vállalat teljes teljesítményét, akkor az igazság különböző verziójával találja szembe magát. A pénzügynek saját bevételi adatsora van, az értékesítés egy másik verziót hoz, és az összes részlegnek megvan a saját verziója, arról hogy ok mennyivel járultak hozzá a bevételekhez. Az ERP az igazság egyetlen lehetséges verzióját állítja elő, ami megkérdőjelezhetetlen - mert mindenki ugyanazt a rendszert használja.
- A gyártási folyamatok egységesítése. - a gyártó cégek - különösen azok, amelyeknek az egyesülési és vállalat-felvásárlási kedve nagy - gyakran vélik úgy, hogy a vállaltnál eltérő módszerekkel és informatikai rendszerekkel irányítják a termelést. Ezen folyamatok egységesítése egyetlen, integrált rendszerbe időmegtakarítást és termelékenység növekedést okoz és csökkenti a fejfájást.
A problémamegoldó verseny hevében a vállalatok gyakran figyelmen kívül hagyják, hogy az ERP csomag nem egyéb, mint az általános üzleti folyamatok általános leképezése. Bár a legtöbb csomag átfogó megoldást kínál, minden iparágnak megvan a maga egyedi sajátossága. A legtöbb ERP rendszert a diszkrét gyártást folytató cégeknek tervezték (amelyek megszámolható fizikai dolgokat gyártanak), viszont azokat a cégeket, amelyek az olajiparral, vegyiparral vagy a közművekkel foglalkoznak - magukra hagyták. Ezeknél az iparágaknál az ERP szállítóknak az alapprogramokat át kell dolgozni az eltérő elvárásoknak megfelelően.
Az ERP illeszkedik-e üzleti folyamatainkhoz?
A vállalatok számára kritikus tényezo, hogy az implementáció megkezdése előtt kitalálják vajon üzleti folyamataik beleillenek-e standard ERP csomagban. A legtipikusabb ok, amiért a vállalatok elvetik egy ERP csomag bevezetését, az hogy úgy ítélik meg, a szoftver nem támogatja fontos üzleti folyamataikat. Ekkor két dolgot tehetnek: elfogadva a szoftvert megváltoztatják az üzleti folyamatokat, amely mély változásokat hoz (pl. versenyelőnyöket) vagy megváltozatják a fontos emberek szerep- és felelősségi körét (ehhez általában nem fűlik a foguk) vagy hozzáilleszthetik a szoftvert a folyamatokhoz - ami lelassítja a projektet, veszélyes programhibákat okozhat és megnehezíti az upgrade-et a következő verziónál, mivel az új verziót is át kell alakítani az igényeknek megfelelően.
Szükségtelen mondani, hogy az ERP projekthez lélegzetelállító scope és csinos árcédula tartozik - ez elég, hogy legrutinosabb ügyvezetők is rángatódzásba kezdjenek. A szoftverköltségeken kívül a pénzügyi vezetők előkészíthetik a csekkeket a tanácsadásra, a folyamatok átdolgozására, az integrációs tesztre és egyéb költségek hosszú sorára mielott a ERP rendszer első előnyei megmutatkoznának. A felhasználók oktatási költségeinek alábecsülése kellemetlen meglepetéseket okozhat. Ugyancsak érdemes figyelembe venni az adattárház integrációs szükségleteket és régi jelentések előállításának extra költségeit is. Néhány elővigyázatlan tévedés a költségvetésben, a tervezésben és a költségek elszaladnak.
Mennyibe kerül az ERP valójában?
A Meta Group mostanában közölt jelentést az ERP rendszerek TCO-járól (a tulajdonlás teljes költsége), amely a hardvert, a szoftvert, a szakértői szolgáltatásokat és a belső alkalmazottak költségeit is tartalmazza. A teljes költségek a szoftver installálásánál kezdődnek és utána még két évig tartanak (karbantartás, upgrade és rendszeroptimalizálás). A felmért 63 vállaltnál - kis, közép és nagyvállatok, a teljes iparági spektrumban - az átlagos költség 15 millió USD volt (a legmagasabb 300 millió a legkisebb 400 ezer USD). A felmérés azt is kimutatta, hogy az ERP költsége nem függ attól, hogy milyen típusú vállalat vezette be. Az "egy user-re" eső átlagos költség 53.320 USD volt.
Mikor jön vissza a befektetés - és mennyi lesz?
Ne várjanak forradalmi változásokat az ERP-től. A 63 vállalatnál végzett felmérés szerint 8 hónap után jelentkeztek a haszon első jelei. Az átlagos hozam évi 1.6 millió USD volt.
