A lean bevezetését célzó projekt is rejt magában buktatókat. Hogy mire is kell ügyelnünk? Mik azok a fõ tényezõk melyek figyelemben tartásával megelõzhetõk a nehézségek?
A vállalati kultúra
Az elsõ és talán legfontosabb tényezõ maga a vállalati kultúra, vagyis a vállalat alkalmazottainak és vezetõinek közösségi szerepvállalása, a munkavégzés minõsége, valamint nem utolsó sorban a munkakörnyezet megbecsülése. Érezni kell minden dolgozónak azt, hogy a vállalat milyen helyzetben van, hova is tart. Nyitottnak kell lenni a változásra, a változtatásra.
Ha például elsétálunk egy leesett munkadarab, vagy hulladék mellett anélkül, hogy felvennénk, alapos változásra van szükségünk! Fel kell ismerni, hogy az ilyen apróságok is a közös érdeket képviselik. Általában ez nehéz feladat, sajnos.
Az emberek többsége nem becsüli meg környezetét a munkahelyén, annak ellenére, hogy otthon azonnal reagálna egy ilyen elvesztett, leesett hulladékra. Miért nem tesszük ezt vajon a munkahelyünkön is? Olyan nehéz? Nem!
Egyszerûen arról van szó, hogy érdektelenek vagyunk a kérdést illetõen!
Ez bizonyára más valaki feladata, nehogy már én vegyem fel..." gondolják sokan.
Ahhoz, hogy megtanuljuk látni a veszteségeket - amik kiküszöbölése a lean filozófia alfája - változtatni kell a hozzáálláson. Közös szerepvállalásra és felelõsségvállalásra van szükség.
Ebben nagy segítség lehet a motiváció, ami nem feltétlenül pénzbeli juttatás, inkább egy közös vezetõ-beosztott beszélgetés vagy akár egy közös akció a hasonló problémák megoldására. Szervezhetünk például úgynevezett "kommandókat", melyek célja lehet például egy tisztítási bejárás vagy bizonyos veszteségek felkutatása (sûrített levegõ szivárgásának kikémlelése).
Ki kell alakítani azt a kulturális környezetet, ami pozitívan jellemzi az összes dolgozót, alkalmazottat, és ami követendõ mintaként szolgálhat a konkurenseknek.
Ötletek meghallgatása, Megválaszolása, Akciók
Az elõbb említett vállalati kultúra mûködtetésének és életben tartásának fontos eleme a dolgozók ötleteinek meghallgatása, megválaszolása, és a szükséges akciók valós megtétele.
Meghallgatás - Ügyeljünk arra, hogy a felmerült ötletek valóban érdeklõdõ fülekre találjanak! A leadott javaslatokat, szóban közölt ötleteket tegyünk láthatóvá, vagyis egy mindenki által elérhetõ helyen (faliújság, vagy akár intranet hálózat) tegyük ezeket közzé, és tegyük láthatóvá a felelõsök nevét, a bírálókat, határidõket. Így kollegáink valóban azt érzik majd, hogy amit javasoltak, nem csupán pusztába kiáltott szó.
Megválaszolás - Adjunk visszajelzést minden javaslatra, ötletre! Aránylag rövid átfutási idõvel, szervezett formában, rendszeres fórumon (vagy rendszeresen azonos idõben frissített faliújságon vagy megosztott file-ban) válaszolni kell a javaslatra! Miért? Azért, hogy ezzel motiváljunk, és újabb ötletek beadására ösztönözzük a kollegákat.
Akciók - Ha vállalunk egy javaslat megvalósítására intézkedést, akkor tegyük is meg azt! Ne álljunk meg a szóbeli ígérgetésnél, hisz egy megvalósult jó ötlet felébreszti a gazda-szemléletet a kollegákban, és gondolkodásra sarkallja õket.
Még jobb, ha a saját ötleteik megvalósításába tevõleg is bevonjuk a javaslatot leadó kollegát. Fontos: Nem szabad egyedül az õ vállára helyezni a kivitelezést! Kérdezzük meg õt, és amennyiben érdekli, szívesen vesz részt benne, adjuk meg neki a lehetõséget!
Megtanulnak látni!
Management elkötelezettsége, példamutatása
A vezetõ szó, valóban vezetõi tevékenységet és szerepkört kell jelentsen a lean bevezetése és a vállalati kultúra kialakítása valamint annak üzemeltetése kapcsán.
A cég vezetõi közszereplõk! Ezt ne felejtsük el! Statisztikák alapján a dolgozói magánbeszélgetések 40%-a a cég vezetõirõl, azok tetteirõl (sõt ruházatukról, beszédstílusáról…) szól.
A vezetõ a MINTA!
Ha a vezetõ megengedi magának, hogy képzelt privilégiumoknak megfelelve felrúgjon a vezetés által a dolgozók felé kialakított szabályokat, azzal képes véglegesen aláásni a vállalati kultúrát, vele együtt a lean projekt bevezetését.
Vezetõként soha ne alkalmazzunk a lean bevezetését becsmérlõ, kétségbe vonó kijelentéseket, még bizalmasnak hitt beszélgetés során sem!
A vezetésnek abszolút elkötelezettnek, és lean-hívõnek kell lennie egytõl egyig!
Oktatás
Kellõen alapos, és mindenkire kiterjedõ oktatás nélkül ne is ugorjunk neki a lean bevezetésének!
Nem csak azon csoportnak kell oktatás, aki a bevezetésben eleinte részt vesz, hanem az alapszintû oktatást mindenkinek meg kell kapnia.
Ellenkezõ esetben kérdõn nézik a rajtuk kívül álló eseményeket, és találgatással, dezinformációk továbbadásával bomlasztják a projekt hatékonyságát.
Beszéljünk egy nyelvet a kollegákkal lean témában! Legyen közismert minden használt kifejezés!
Ha soknak tartjuk a képzésre fordított energiát, idõt, pénzt, akkor még nem próbáltuk a képzés nélküli állapotot - de ne is akarjuk kipróbálni!
Az alapos, kiterjedt képzés mindenképp kifizetõdõ!
Projektvezetés, koordináció
A lean bevezetése tipikusan projekt jellegû munka, eltekintve attól, hogy a "végén" a lean tevékenység nem zárul le, hanem tovább fejleszti önmagát (kaizen).
Amint nekilátunk a projektnek, tegyük ismertté a tervet. Legyen világos minden érintettnek, és legyen elérhetõ minden érdeklõdõnek az ütemterv! Legyenek egyértelmû mérföldkövek, amelyek elérésekor tartsunk tájékoztatót (vagy tegyük közzé az eredményeket a vállalati újságban, faliújságon)
Mivel több csoport is dolgozik a bevezetésen, alapos koordinációs tevékenységre van szükség. Bízzuk ezt tapasztalt projektvezetõre, vagy külsõ tanácsadóra.
Folyamatos tájékoztatás, PR tevékenység
Többször említésre került már, mégis újból kiemelendõ: a PR tevékenység fontos eleme a projektnek.
El kell érni, hogy a kollegák közt beszédtéma legyen a lean projekt! Minél többet beszélnek róla, annál inkább magukénak érzik azt.
Bekerül gondolatvilágukba, észrevétlenül munkájuk része lesz.
A projekt csoport tevékenységének közléseire hozzunk létre egy, a projekttõl független kisebb szerkesztõséget, akik pártatlanul képesek heti, havi rendszerességgel hírt adni mindenkinek az eredményekrõl (faliújság, vállalati lap…stb.). Fontos a tájékoztatás rendszeres jellege, és struktúrája.
Minden alkalommal beszéljünk az idõtervrõl, az eredményekrõl, az el nem ért célokról, és a jövõbeli akciókról!
Mutassuk be a csoport tagjait, készítsünk velük pár mondatos interjút! Vonjuk be õket, tegyük ismertté az arcukat, nevüket!
Csinájunk egy lean-kvízt, kisebb ajándékokért tegyünk fel kérdéseket, bevonva ezzel azon kollegáinkat is, akik még nem részei a lean bevezetésének.
Publikáljunk, tájékoztassunk, reklámozzunk! Építsük be a kollegák tudatába a lean kifejezést!
Dícséret, jutalmazás! Megrovás nincs!
A projekt elõrehaladtával eredményeink lesznek. Az elért eredmények ninden esetben köthetõk személyhez/személyekhez.
Jutalmazzuk meg a kiemelkedõ tevékenységet folytató kollegáinkat! Az így szerzett elismerés újabb csúcsok meghódítására ösztönzi majd õket.
Ügyelni kell arra, hogy az esetleges el nem ért célokért NEM SZABAD büntetni!
Elemezni kell az okokat, tanulni kell a hibákból, és menni kell tovább. Sokkal jobb eredmények születnek utána, mintha büntetnénk.
Fentiek szem elõtt tartásával jó eséllyel siker koronázza a lean bevezetését célzó tevékenységet. Ha mégsem elegendõ, akkor tanuljunk a hibáinkból. Idõnként nem árt eltávolodni a projekttõl, és kívülrõl nézni. Ez segít az elemzésben, az elemzés segít a megoldásban.
Tanuljunk egymástól, tanuljunk a hibákból. Lépésenként elõre haladva sikerünk lesz!
