Sokan és sokszor elmélkedtek biztosan már azon a rejtélyen, miért nem sikerül igazán optimális folyamatokat hosszú távon mûködtetni. Létrehozni még csak-csak, el is mûködgetnek egy darabig, de a "tartós teszten" már nem mennek át. Lenne egy elméletem a dologról.
Szóval amikor egy folyamat kialakításán vagy optimalizálásán kezdünk el dolgozni, akkor szinte rögtön beleesünk a közepébe. Azonnal elkezdünk a folyamatról beszélni, a team minden tagja felpörög és jönnek az ötletek, hogyan lehet jobbítani a dolgon. Ehelyett én némi higgadságot ajánlanék. Ha lehet, tegyünk egy kis sétát ott, ahol a folyamat zajlik, beszélgessünk az ott dolgozókkal akkor is, ha õk nem tagjai teamünknek. Jól nézzünk körül és jegyezzük fel, milyen a folyamat környezete. Ha kell fotózzunk, rajzoljunk. Ha ez a környezet rendezett és tiszta, mehet a folyamatoptimalizálás. Ha viszont nem tapasztalunk ilyesmit, akkor elõször az emberekkel kell foglalkoznunk, nem a folyamattal.
Aki ismeri a Toyota rendszerét, annak az 5S nem jelent semmi újat. Akik esetleg nem ismernék, azoknak esetleg hasznos lesz a következõ eszmefuttatás:
1. Az elsõ S a seiri, ami alavetõen a munkahelyen levõ szükséges dolgok meghatározását, a szükségtelen dolgok eltávolítását jelenti. Egy folyamat esetében ez a termék vagy szolgáltatás elõállításához szükséges (értéktermetõ) lépések meghatározását és a nem szükséges tevékenységek (veszteség) megszüntetését jelenti.
2. A második S a seiton, ami a dolgok pontos helyének kialakítását, feliratozást, áttekinthetõ elrendezést jelent. Folyamat esetében az egyes folyamatlépések megfelelõ sorrendjének kialakítását, az elvégzéshez megfelelõ helyszín meghatározását is magában foglalja, az elvégzéshez szükséges eszközök rendbe tétele mellett.
3. A harmadik S a seiso, ami tisztítást, takarítást jelent.
4. A negyedik S a seiketsu a fenntartást (a rend és tisztaság fenntartását), szabványosítást jelenti. Folyamatok esetében is nagyon fontos, hogy egyrészt a folyamat standardizált legyen, emellett viszont folyamatosan optimalizálásra kerüljön (ez a két dolog nem ellentéte egymásnak, a standard az a folyamat, amit éppen most fogadott el minden érintett, ami az adott pillanatban legjobb folyamat dokumentált formája. Ami persze mielõbb továbbfejlesztendõ...)
5. Az ötödik S a shitsuke, ami tulajdonképpen a fenti 4S beépítése a vállalati kultúrába.
A folyamatoptimalizálást tehát célszerû a folyamat környezetének 5S alapján történõ kialakítása után elkezdeni majd az 5S elvei alapján elvégezni.
Fontosnak tartom megjegyezni, hogy az 5S -hasonlóan a többi japán kifejezéshez- elég nehezen fordítható pontosan más nyelvre, így elõfordulhatnak kis eltérések az egyes értelmezések között.
Forrás: Holden Caulfield
