Egyed Ildikót, a LeanCenter vezető HR tanácsadóját arról kérdeztük, miként befolyásolja a jelenlegi gazdasági válság a HR-esek életét. Különösen az utóbbi időben nagy hangsúlyt helyeztek a vállalatok a költségcsökkentésre és karcsúsításra. A szakembert most arról kérdeztük, vajon a HR, mint támogató funkció is képes-e - és ha igen, miként - karcsúsodni a jelenlegi helyzetben?
Portáljukon találkoztam a minap a „NOWTIME” anagrammával, amit a veszteségek csökkentése kapcsán említettek. Ez időbeliségre utal, vagy csak egy másodlagos üzenetet hordoz magában?
Természetesen időbeliségre is utal, egyébként pedig a kifejezés betűi a következő szavak kezdő betűiből állnak össze: „Non-quality” (nem megfelelő minőség), „Over production” (túltermelés), „Waiting” (várakozás), „Transport” (szállítás), „Inventory” (raktározás), „Movement” (mozgás), „Excess processing” (felesleges tevékenység). Ezeket a veszteségeket legfőbb ideje ledobni magunkról - akár a feleslegesen cipelt kilókat - vagyis innen a „now time” vonatkozás.
Ez világos, de ha például az „over production-t” nézzük, ami magyarul túltermelést jelent, ez miként kapcsolódik a HR-hez?
A kérdés nagyon jó! Ha például az egyik legtipikusabb HR folyamatra, a toborzás és kiválasztásra gondolunk, akkor a túltermelés lehet akár a tömeges interjúztatás. Tömeges alatt azt értem, amikor a HR-es jóval több és nem megfelelően előszűrt jelölttel találkozik, mint amire valóban szükség lenne. Ennek a folyamatnak a célja, hogy megtaláljuk az ideális munkavállalót. Nem mindegy, hogy ezt 30-ból, vagy 5-ből találjuk meg, megspórolva ezzel akár 40 munkaórát, ami ha azt veszem, egy teljes munkahétnek felel meg. Mi ez, ha nem veszteség, amit mielőbb le kell dobni! Ezért van szükség például kompetencia alapú kiválasztásra. Amennyiben a munkáltatók külső forrást, azaz fejvadász céget vonnak be a toborzási folyamatba, ezt úgyszintén nagyon átgondoltan kell tenniük. Ajánlatos egy asztalhoz ültetni a szakmai vezetőt és a toborzásban résztvevő személyzeti tanácsadót, hogy teljesen egyformán lássák az elvárásokat. Nem elég ismerni, érteni is kell az elvárt kompetenciákhoz! Erre nem mindenki képes! Itt is érvényes „a kevesebb több” szabály, valamint a lean egyik alapgondolata, az „elsőre jót” megközelítés.
Ez számomra úgy hangzik, mintha ez a példa inkább minőségi jellegű veszteség lenne. Javítson ki, ha tévednék!
Nem téved valóban van némi összefüggés a két kategória között. A lényeg az, hogy vegyük észre ezeket a veszteségeket és ugyanúgy tegyünk ellenük, mint például a termelési veszteségek ellen. A termelésben nagyon veszélyes veszteségforma például a várakozási veszteség, ami kicsit ugyan távolabb áll az előzőktől, de ennek is van megfelelője a HR területen. Ha anyaghiány miatt állunk és vevői bizalmat veszt a cég, az ugyanolyan veszélyes, mint a késlekedő döntések, visszajelzések okozta várakozás, ami adott esetben a potenciális jelölt elvesztését is jelenti. Nem újdonság, hogy a jó jelölt kelendő, így ha valóban szükségünk van rá, akkor ne késlekedjünk a döntéssel. Ellenkező esetben felvetődik a kérdés, hogy a vállalatnak valóban szüksége van-e az új erőforrásra. Az igényeket előre, a lehető legpontosabban tisztázni kell, hogy elkerüljük a felesleges köröket. Ilyen felesleges kör – vagy mondjuk úgy „excess processing” típusú veszteség -, az 5-6 körös interjúsorozat, ahol bizony nem ritkán olyan személyek is találkoznak a jelölttel, akik nem feltétlen kompetensek a kiválasztásban. Arról már nem is beszélve, hogy az ilyen hosszan elnyúló folyamat nem feltétlen kelt pozitív benyomást a jelöltben sem.
A HR folyamatokat tekintve, a toborzás-kiválasztáson kívül mely területekre érdemes még fókuszálni, ha „fogyni” akarunk?
Több területet is kiemelhetnék most, azonban inkább azt mondom, érdemes minden HR funkcióra odafigyelni és a veszteségtípusokat mielőbb és minél pontosabban beazonosítani. Ha már látjuk ezeket és értjük a folyamatainkat, akkor a megoldás kézenfekvő lesz. Az egyes folyamatok és azok egymáshoz kapcsolódásának ismerete ehhez elengedhetetlen! Javaslom, hogy időről időre, a kollégák bevonásával világítsuk át a HR tevékenységeit és közösen harcoljunk a felesleges „kilók” ellen. Ha így teszünk, akkor a közös veszteségvadászatoknak köszönhetően, minden kollégánk idővel maga fogja felismerni a fejlesztési lehetőségeket és hamar önfejlesztővé válik. Hogy mikor érdemes mindezt elkezdeni? MOST! ITT AZ IDŐ – NOWTIME!
Megjelent az Országos Humánpolitikai Egyesület kiadványában
