A lean manufacturing módszertana alapvetõen 7 (esetenként +1) fõ veszteségformát (muda) azonosít folyamatelemzései során. Nem szabad elfelejtenünk, hogy ezen rendszer elmélete nem csupán a termelési folyamatokra ültethetõ rá, hanem a támogató, köztük a HR folyamatok is alkalmazhatják a lean tanait. A HR - mint adminisztratív terület - tevékenységeinek optimalizálásával, ésszerûsítésével a „lean office” elmélete foglalkozik.
Fenti veszteségformákra keresünk az alábbiakban életszerû példákat és megoldási lehetõségeket.
1.) Rossz minõség
A minõségi elvárásoknak nem megfelelõ termék. Irodai környezetben ebbe a kategóriába sorolható például a nem megfelelõ képességekkel rendelkezõ alkalmazott; egy alacsony hatékonyságú álláshirdetés; egy rosszul megválasztott fejvadász, egy hibásan elkészített heti/havi jelentés vagy akár a rossz vállalati hírnév.
Megoldást jelenthet ezen problémákra például a kompetencia alapú kiválasztás és munkaerõ-fejlesztési program alkalmazása; a hirdetési helyek elõzetes statisztikai felmérése, fejvadászok elõszûrése és szakosodott/specializált fejvadászok alkalmazása. Jelentéseinket nézzük át még egyszer, mielõtt bárkinek is prezentálnánk. A vállalat jó hírnevének megtartására számtalan példa és jó módszer létezik, melyekrõl bõvebben egy következõ cikkemben fogok írni.
2.) Túltermelés
Túltermelési veszteségrõl a HR területeken akkor beszélhetünk, ha túl sok erõforrást használunk fel egy adott feladat elvégzésére, illetve ha felesleget termelünk.
Gondoljunk csak arra, hány nagyvállalat alkalmaz toborzási specialistákat? El tudná képzelni, hogy sok esetben fele annyi létszámmal is meg lehetne oldani a kiválasztást hatékonyságromlás nélkül? Megoldás: A HR-es kollégákat projektekbe helyezzük el, vagyis pontosan definiáljuk, ki miért felel, kinek mely területre kell kizárólag fókuszálni. Továbbá alkalmazzuk a „munkanap fényképezés” módszerét (VSM – értékáram elemzés) és vegyük észre az „üresjáratokat”!
Ebbe a kategóriába sorolandók továbbá a fénymásolás, sokszorosítás; az adatok több helyen történõ elektronikus archiválása; e-mailek túl sok címzettnek való továbbítása.
A fénymásolatokat csak annyi példányban készítsük el, amennyi feltétlenül szükséges, és helyezzük el a dokumentum egy elektronikus formátumát a vállalati szerveren. Ennél jobb, ha egyáltalán nem nyomtatunk, és fénymásolunk, hisz a XXI. század egyértelmûen az elektronikus információk százada.
A kijelölt mappákban csak az oda tartozó adatokat tároljuk, másrészt az adatokat mindig a megfelelõ helyen és csak ott tároljuk el.
E-maileket csak és kizárólag azon személyeknek továbbítsunk, akiknek a benne foglalt információra valóban szüksége van. Köztudott, hogy az e-mailek ~75%-a egyszeri átnézés és a megfelelõ postafiókba mentés után nem kerül elõ többet, nem nézzük át õket újra és újra. Meg kell próbálni túllépni azon a paradigmán, miszerint „a biztonság kedvéért” tájékoztatjuk a feletteseket, és esetleg ellenlábasainkat az általunk ügyesen elvégzett feladatról.
3.) Várakozás
A várakozás egyértelmûen idõpocsékolás, így az elvesztegetett idõ pontosan mérhetõ pénzbeli veszteséget jelent.
Ilyen irodai jellegû várakozási veszteség például, ha HR-esként egy jelölt visszajelzésére várunk, ahelyett, hogy telefonon gyors választ kérnénk tõle. Várakozunk akkor is, ha a feladott álláshirdetésekre jelentkezõk önéletrajzait várjuk. Ide sorolható még az az idõbeli veszteség is, melyet a többkörös interjúztatási folyamat okoz.
Csökkenthetjük idõbeli veszteségeinket, ha az álláshirdetéseket olyan online portálokon adjuk fel, melyek statisztikája bizonyítja hatékonyságát. A többkörös interjúk szükségességét újra kell gondolni. Nem feltétlenül azonos megmérettetésen kell átesnie egy kezdõ mérnöknek és egy középvezetõnek. Befolyásolhatja ez irányú döntésünket a pozíció betöltésének idõbeli kérdése, vagyis az, hogy mennyire sürgõs az új munkavállaló felvétele. Ha találunk egy megfelelõ jelöltet, vegyük fel! Az idõ a munkavállalói oldalnak is fontos tényezõ lehet, ezért elõfordulhat, hogy a pályázó a Munkaadó késlekedése miatt választ egy másik lehetõséget.
4.) Szállítás
Ilyen jellegû veszteséget idéz elõ az irodai folyamatokban, ha nem megfelelõen használjuk ki a kor vívmányait. Bizonyára sok vállalatnál volt gyakorlat (esetleg ma is ez a módszer él még), hogy egy megrendelési- vagy munkaerõ-felvételi igényt 3-5 vezetõvel is alá kell íratni papíron, a költség mértékétõl függõen. A papírt mozgatni, szállítani kell, ami veszteség. Elektronikus úton gyorsabb és hatékonyabb. Könnyen mérhetõ mutató az elektronikus megoldásnál az is, hogy egy-egy felelõs aláírónál mennyi idõt tölt az elektronikus nyomtatvány, vagyis milyen hatékonysággal reagál a vezetõ a kérdésben. Érdemes rávilágítani, hogy a papíron történõ aláíratási procedúra várakozási veszteséget is jelent, hisz mindenki találkozott már a fõnök ajtaja elõtt papírral a kezében izgatottan várakozó kollégával. Ezt a gyakorlatot meg kell szüntetni mielõbb!
5.) Raktárkészlet
Rossz emberi szokás, hogy raktározunk. Mindent! Az esetek többségében olyan tárgyakat, melyekre nagyon ritkán van szükségünk. Raktároz, tárol mindenki az irodájában régi papírokat, aláírásra váró igénylõket, melyeken gyakran már vastagon áll a por. Ezekre semmi szükség! Idõrõl idõre ezen raktárkészleteket felül kell vizsgálni! Ami nem kell vagy soha nem is kellett, azonnal tüntessük el! Azon iratok, melyek fontosak, kerüljenek a helyükre, jelölve. Ha ezt a tevékenységet rendszeresen végezzük irodai környezetben, akkor az jó kezdet egy 5S-Office rendszer kialakításához, és fenntartásához.
HR területen nem ritka a papíron, postai úton beérkezett pályázatok tárolása egy magas polcon, szép színes mappákban. Jól kezelhetõ, áttekinthetõ és egyértelmû rendszert kaphatunk, ha ezen papír alapú önéletrajzokat szkennelve, egy szabványos szintaktika alapján elnevezve, kategorizálva eltároljuk egy erre a célra kialakított gyûjtõhelyen a vállalati szerveren. Igaz, ez egy egyszeri idõráfordítás, azonban hosszú távon megtérül, hiszen felgyorsítja és hatékonyabbá teszi a késõbbi toborzási folyamatot. Fontos elõnye ennek a megoldásnak az is, hogy a hozzáféréseket nagyon jól tudjuk szabályozni, sõt ellenõrizni is. A bizalmas adatok védve maradnak ezáltal!
6.) Mozgások
Mozgások tekintetében irodai folyamataink veszteségei nagyban kötõdnek a szállítási jellegû veszteségekhez. Mozgások okozta veszteség, ha HR szakemberként a jelöltet feleslegesen hívjuk meg magunkhoz interjúra. Ez a veszteség ugyan elsõ körben a pályázót érinti, ám elõfordulhat, hogy egy felesleges utazás után második alkalommal már nem jön el interjúra.
Hasonló jellegû veszteséget takaríthatunk meg, ha kihasználva az informatika adta lehetõségeket videó-konferencián bonyolítjuk le az esélyes pályázó és az éppen adott esetben külföldön tartózkodó leendõ területvezetõ közti interjút. Ez kényelmes és gyors megoldás.
7.) Felesleges mûveletek
Felesleges mûveletet végzünk HR folyamatainkban, ha olyan jellegû elemzéseket, riportokat készítünk, melyek kimenetét késõbb senki nem nézi meg, vagy nem használja fel késõbbi folyamatok inputjaként. Ez a jellegû veszteség szorosan kötõdik az idõbeli veszteségek fenn taglalt formájához. Érdemes idõnként végiggondolni, hogy a napi rutin tevékenységek valóban azt az értéket teremtik-e meg, amire kitalálták õket. Ha nincs szükség egy riportra, akkor érdemesebb elhagyni, még akkor is, ha esetleg ezzel minõségirányítási rendszerünknek ellent mondunk. Ne azért végezzünk el egy feladatot, mert a szabályzat azt várja tõlünk, hanem azt a folyamatot rögzítsük szabályzatba, amely valóban értéket képvisel a vállalat számára! Ez természetesen minden esetben felsõvezetõi hatáskörbe tartozik. A felesleges munkára vonatkozó elõírást inkább szüntessük meg, mint azt vakon követve veszteséget produkáljunk!
8.) +1: Nem- vagy rosszul kihasznált emberi tényezõ
Az emberierõforrás-menedzsment szakterület alapvetõ feladatai közé tartozik a munkavállalók kiválasztása, fejlesztése, motiválása és megtartása. A vállalatnál dolgozó kollégákban óriási fejlesztõ-erõ rejtõzik, amit ki lehet és ki is kell aknázni. Ösztönözni, motiválni kell a munkavállalókat jobbító javaslattételre, mert nem ritka, hogy ezzel akár több százezres, milliós veszteségtõl kímélik meg vagy épp hasonló nagyságrendû elõnyhöz juttatják a vállalatot. Egymás javaslatainak megismerése újabb ötleteket szül, ami újabb és újabb potenciálokat jelent. Ezt a rejtett tartalékot, tudást és akaratot hasznosítani kell! Egy megfelelõen ösztönzõ prémium rendszerrel támogatva a munkavállalók sem érzik „kizsákmányolva” magukat, inkább érzik úgy, részesei lehetnek a vállalat sikerének, és büszkén mutatják majd a családnak a vállalati nyílt nap alkalmával saját újításaikat.
Ha a fenti sorok olvasása közben néhány tényezõ kapcsán magukra ismertek olvasóim, akkor az már fél siker. Nyitott szemmel járva, folyamatainkat idõrõl idõre újraértékelve folyamatos fejlõdésben maradhatunk, ami az üzleti szférában elengedhetetlen.
Egyed Ildikó
Vezetõ HR tanácsadó
LEANCENTER
A cikk megjelent továbbá:
Autóipari Tanácsadó Klaszter
